¿Qué es una rueda de prensa y para qué sirve?

Seguro que más de una vez has encendido la televisión y estaban emitiendo una rueda de prensa. Aunque es un término muy popular, quizás hasta ahora no te habías parado a pensar en la importancia que tienen y cómo se preparan estos actos. En este artículo te explicamos qué es una rueda de prensa, para qué sirve y mucho más. ¡No te lo pierdas!

Qué es una rueda de prensa

Una rueda de prensa es un acto o evento, generalmente organizado por una persona u organización, cuyo objetivo es informar a los medios de comunicación sobre algún tema de interés. Además de exponer un tema, en estas sesiones los periodistas pueden hacer preguntas para conseguir más información.

Este formato se utilizó por primera vez en 1913, cuando el entonces presidente de Estados Unidos, Woodrow Wilson, convocó a los medios por primera vez.

Para qué sirve una rueda de prensa

Aunque ya hemos mencionado que las ruedas de prensa sirven para informar a los medios, estas tienen varios propósitos en el fondo:

• Dar noticias o información al público a través de los medios: Son una buena herramienta para que empresas, organizaciones o figuras públicas comuniquen información relevante. Desde lanzamientos de productos y resultados deportivos hasta cambios estratégicos o decisiones políticas, todo puede anunciarse en este formato.
• Gestionar una crisis o situación de emergencia: En momentos críticos, como escándalos, problemas reputacionales o emergencias, las ruedas de prensa permiten transmitir un mensaje claro y directo para calmar la situación, corregir malentendidos y demostrar compromiso con la solución del problema.
• Ganar visibilidad: Para las marcas o figuras públicas, las ruedas de prensa son el momento perfecto para aumentar su relevancia, incrementando su presencia en medios.
• Fomentar la transparencia: En un mundo donde la desinformación y las fake news están a la orden del día, las ruedas de prensa son una manera de ofrecer información verificada y de primera mano. Permiten a empresas, instituciones y figuras públicas resolver dudas, callar rumores y garantizar que el público reciba mensajes claros y oficiales directamente de la fuente.
• Promocionar eventos o campañas: Anunciar eventos, campañas o promociones.
• Construir relaciones con los medios: Estas convocatorias pueden mejorar la relación con los periodistas, algo que puede ayudar a facilitar otras colaboraciones.
• Influir en la opinión pública: A través de estas ruedas de prensa, las organizaciones pueden influir en cómo el público percibe una marca, situación o tema.

Cómo convocar una rueda de prensa con éxito

Para que una rueda de prensa sea exitosa y vayan los periodistas, el primer paso es plantearla y convocarla bien:

1. Define claramente el mensaje y los objetivos de la rueda de prensa. Tendrás que asegurarte de que el tema sea suficientemente interesante como para que acudan los medios
2. Selecciona la fecha, hora y el lugar en el que tendrá lugar el acto. Te recomendamos comprobar que no coincida con otros eventos o fechas importantes que puedan restar atención a tu convocatoria, así como elegir un lugar bien comunicado para que los periodistas puedan llegar fácilmente.
3. Envía la invitación con suficiente antelación, ya sea por email o con una nota de prensa, deberás incluir información sobre la fecha, ubicación y el tema.
4. Haz seguimiento para confirmar quiénes asistirán a la rueda de prensa.
5. En caso de ser una marca u organización, elige un portavoz que pueda transmitir el mensaje de manera clara y que tenga los conocimientos para responder a las preguntas.
6. Prepara material de apoyo, como dossieres o contenido visual, para hacer la rueda de prensa más dinámica.
7. Interactúa con los asistentes al evento para fortalecer relaciones con los medios que puedan impulsar futuras colaboraciones.

Cómo se desarrolla una rueda de prensa

Por lo general, las ruedas de prensa tienen la siguiente estructura:

1. Dar la bienvenida: Se recibe a los periodistas que han acudido, agradeciéndoles haber podido asistir, y se presenta al orador principal.
2. Exposición del tema: El portavoz expone el tema principal, apoyándose, si es necesario, en materiales visuales preparados. El mensaje debe transmitirse de forma clara y bien estructurada para captar la atención de los periodistas.
3. Turno de preguntas: Una vez expuesto el tema, se abre el turno de preguntas, en el que los periodistas pueden preguntar cosas relacionadas con el tema expuesto.
4. Cierre de la sesión: Se hace un resumen de los puntos hablados y se agradece a los asistentes haber podido acudir.

Errores comunes al organizar una rueda de prensa

Si vas a organizar una rueda de prensa, es muy importante que no cometas los siguientes errores:

• No tener un motivo claro para la rueda de prensa: Asegúrate de que el motivo de la convocatoria es suficientemente relevante para que los medios quieran asistir.
• Elegir una mala fecha o ubicación: Evita elegir fechas que coincidan con otros eventos que puedan acaparar la atención mediática. Además, deberás elegir una ubicación accesible para facilitar que los periodistas puedan ir y que tenga buen sonido y conexión a internet.
• No hacer una ronda de preguntas y respuestas: Esta parte es imprescindible en las ruedas de prensa. Sin ella, los periodistas pueden tener la sensación de que no se les ha dado la oportunidad de obtener información que les interesaba.
• No convocar a los medios adecuados: Invitar a periodistas que no cubren el tema o no tienen interés en la información puede hacer que la rueda de prensa pase desapercibida.
• No preparar a los portavoces: Deberás asegurarte de que los portavoces tienen la suficiente información sobre el tema como para responder correctamente a todas las preguntas.
• Limitar las preguntas o discriminar a ciertos medios: Permite que todos los periodistas hagan preguntas sin restricciones. Discriminar a ciertos medios puede dañar tu imagen pública
• No hacer seguimiento: Tras el evento, envía un correo de agradecimiento y realiza un seguimiento de las publicaciones resultantes para evaluar el impacto

Las ruedas de prensa son una parte fundamental en la comunicación corporativa e institucional, ya que ayudan a gestionar crisis, fortalecer la reputación y construir relaciones con los medios. Si quieres ser periodista y participar en ellas, el primer paso es formarte. En ESUE te preparamos con nuestro máster de periodismo. ¡Solicita tu plaza!