¿Qué es el Process Mining y cómo puede ayudar?

Process mining

Cuando hablamos de process mining hablamos de una Business Intelligence o técnica de inteligencia de negocio. Su principal finalidad es evaluar la eficiencia de la gestión de procesos. Un software especializado en process mining genera una representación gráfica. Para ello, lleva a cabo un análisis riguroso de la actividad empresarial a partir de un algoritmo de Inteligencia Artificial.

Objetivos del sofwtare process mining

• Identificar soluciones para cubrir las deficiencias que se generan a través de las dinámicas de trabajo.
• Contribuir a unos procesos de transformación digital, adaptándolos a las necesidades reales de las empresas. A partir del process mining únicamente se sistematizan los procedimientos que realmente son necesarios de acuerdo a las particularidades de cada modelo de negocio.

Tipos de process mining

La minería de procesos puede desarrollarse a partir de tres metodologías diferentes:

Process mining de descubrimiento (discovery)

El software se limita a reproducir un esquema sobre los eventos registrados. Con la información obtenida genera una secuencia real de la gestión de un proceso determinado.

Process mining de conformidad (conformance) 

Se trata de un análisis comparado. El software recopila los eventos que componen los procesos reales (es decir, los establecidos por la empresa) y los compara con los modelos de actividad eficientes. El resultado pone de relieve cuáles son las coincidencias y disconformidades que existen entre ambos modelos e identifica dónde se encuentra el origen de las deficiencias. A partir del process mining conformance es posible localizar oportunidades de mejora para perfeccionar los flujos de trabajo.

Process mining de mejora (extension/enhancement) 

Tomando como referencia las oportunidades de mejora identificadas, se procede a un proceso de rediseño y perfeccionamiento. El process mining de mejora viene pautado por los análisis preliminares y origina modelos de trabajo derivados capaces de incrementar los niveles de eficiencia y rendimiento.

Un software de process mining permite analizar los procesos, hacer un seguimiento de ellos e identificar vulnerabilidades para, a continuación, rediseñarlos y orientarlos a dinámicas más eficientes.

Cómo trabaja un software de Process Mining y cuáles son sus aplicaciones

Optimiza la gestión de procesos

El process mining permite una supervisión integral del funcionamiento de la empresa. Las dinámicas de trabajo quedan representadas en un esquema de gestión preciso, lo cual se traduce en un mayor control sobre los procesos. Sus mapas gráficos y análisis permiten obtener una aproximación rigurosa y rediseñar los flujos de acuerdo a los resultados obtenidos y a los objetivos deseados.

Sistematizaciones más eficientes

¿Cuál es el flujo de trabajo más eficaz? ¿Qué nivel de profundidad o alcance debe tener cada automatización? El grado y la naturaleza de las sistematizaciones deben adaptarse al modelo de negocio. La flexibilidad y la capacidad para modular las dinámicas en función de las necesidades reales son fundamentales. Algunas sistematizaciones poseen eventos superfluos, repetitivos y faltos de valor. Identificar estos puntos ciegos permite ahorrar recursos y alcanzar los objetivos fijados con mayor rapidez.

Diseño de metodologías adaptadas a las necesidades de cada contexto

A partir de un mapa gráfico sobre la gestión de procesos en diferentes momentos y bajo diferentes factores de influencia, es posible identificar oportunidades de mejora. Adaptar las dinámicas a circunstancias puntuales puede derivar en un ahorro de recursos y en una mayor rentabilidad. En consecuencia, los índices de riesgo se minimizan al tiempo que se incrementa la adaptabilidad. Aprovechar los beneficios del mining se traduce en importantes oportunidades de perfeccionamiento a largo plazo. 

Desarrollo de modelos predictivos

Uno de los grandes potenciales del process mining es su capacidad para interpretar datos a partir de Inteligencia Artificial. Con la recopilación de grandes volúmenes de información, un software especializado puede adelantarse a futuras variaciones y detectar vulnerabilidades o cambios de rendimiento con la suficiente antelación como para adoptar medidas preventivas e introducir las modificaciones oportunas.

Ventajas de implantar un software process mining

Estandarización de metodologías

El process mining se basa en hechos reales e informaciones objetivas. La ejecución de sus estrategias no se sustenta en hipótesis o suposiciones, lo cual proporciona tasas más elevadas de efectividad. A partir de un análisis adaptado, identifica las secuencias que requieren de mejoras y, en función de ello, estandariza y automatiza los eventos.

Seguimiento de los KPI

La implementación de cualquier modelo de trabajo tiene por objetivo cumplir los indicadores clave fijados. Trabajar con técnicas process mining permite obtener un control exhaustivo sobre el impacto real de las metodologías implementadas y su grado de efectividad. ¿Qué objetivos no se están cumpliendo? ¿Cuáles de ellos se están alcanzando con mayor lentitud de la que podrían alcanzarse? Conocer las variables y factores que intervienen en estas cuestiones permitirá medir el grado de eficiencia, así como las debilidades que presentan los modelos integrados.

Detectar y rectificar cuellos de botella 

Los flujos de trabajo poseen, de forma natural, brechas de productividad a través de actividades innecesariamente repetitivas e ineficientes. Estos puntos ciegos se denominan cuellos de botella y constituyen una de las principales causas de la ralentización de los ritmos de actividad y la minimización de los ratios de rentabilidad. El process mining los localiza de forma automatizada y facilita su rectificación.

Comprender el impacto real de los flujos de trabajo 

El desconocimiento de las vulnerabilidades que existen en los flujos de trabajo es el mayor escollo que se encuentran las empresas durante sus procesos de transformación. Identificar cuál es la repercusión real de las metodologías de gestión resulta fundamental. Solo así es posible introducir cambios que mejoren la productividad y el rendimiento del negocio a largo plazo.

Las formaciones In Company y los cursos especializados en transformación digital son la mejor opción para trabajar y mejorar la efectividad de una empresa. Las formaciones a medida para empresas ayudarán a localizar los puntos débiles de un negocio y a corregirlos para mejorar el rendimiento.