Onboarding en una empresa: Qué es y cómo hacerlo

En cualquier empresa, la incorporación efectiva de nuevos empleados es fundamental para el éxito organizacional. El onboarding no solo optimiza la fase inicial del empleado en la empresa, sino que también establece las bases para su desarrollo y compromiso a largo plazo. Este proceso integral no solo facilita la adaptación al puesto y a la cultura de la empresa, sino que también promueve un ambiente laboral positivo y productivo desde el inicio.

¿Qué es el onboarding?

El onboarding, o proceso de incorporación, implica un conjunto de operaciones destinadas a integrar de manera eficiente a los nuevos empleados en una organización. Más allá de una mera introducción a las funciones laborales, el onboarding abarca la inmersión en la cultura organizacional, preparando al empleado para que se alinee con los valores y objetivos empresariales desde el primer momento.

Qué es un plan de onboarding

Crear un plan de onboarding estructurado es importante para cualquier empresa que busque retener talento y optimizar la productividad desde el comienzo. Este plan debe ser inclusivo, desde la acogida hasta la integración completa del empleado en su nuevo entorno laboral. A continuación vamos a ver cómo diseñarlo.

Cómo diseñar un plan de onboarding

Diseñar un plan de onboarding efectivo es fundamental para integrar con éxito a los nuevos empleados en la empresa. Este plan se puede estructurar en varias etapas, fijadas en función del tiempo que lleve la persona en la empresa, para optimizar la experiencia del empleado y asegurar una transición suave.

Antes de entrar en la empresa

Antes del primer día del empleado, el proceso de onboarding debe comenzar con la preparación y la bienvenida. Es esencial asegurar que el nuevo miembro tenga todos los recursos necesarios para empezar, como acceso a sistemas, una cuenta de correo electrónico y material informativo sobre la empresa. Además, asignar un mentor o compañero de onboarding que pueda resolver dudas y facilitar la integración cultural es un paso importante.

El primer día

El primer día debe estar centrado en hacer que el nuevo empleado se sienta bienvenido y valioso. Esto incluye una orientación formal donde se le presente al equipo, se le explique la cultura de la empresa y se le dé un tour por las instalaciones. Es fundamental asegurar que este día sea organizado y que el empleado no se sienta abrumado, pero sí informado y orientado.

La primera semana

Durante la primera semana, el foco debe estar en la capacitación y la integración. Los nuevos empleados deben recibir formación específica sobre sus roles y las herramientas que utilizarán. Las sesiones de formación deben ser combinadas con reuniones regulares con su supervisor y el equipo para revisar avances y resolver inquietudes, fortaleciendo su sentido de pertenencia y entendimiento de las expectativas laborales.

El primer mes

El primer mes es crucial para la evaluación del proceso de adaptación del empleado. Se deben establecer objetivos claros y proporcionar feedback constante. Además, es vital fomentar la integración social con el resto del equipo a través de actividades de team building o encuentros informales. Al final de este mes, una reunión de evaluación con recursos humanos y el supervisor directo ayudará a identificar áreas de mejora y a confirmar la alineación del empleado con los objetivos de la empresa.

Implementar un plan de onboarding estructurado no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también aumenta su productividad y su compromiso a largo plazo con la empresa.

Herramientas de onboarding

El uso de las herramientas apropiadas es fundamental para garantizar un proceso de onboarding eficiente y sin contratiempos:

• Firma electrónica: Utilizar herramientas de  firma electrónica es clave para un proceso de onboarding completamente digital y seguro. Esto no solo agiliza la firma de documentos legales y administrativos, sino que también refuerza la seguridad y autenticación de los mismos.
• Checklists o listas de control: Las listas de verificación son esenciales para asegurar que todos los pasos necesarios en el proceso de incorporación se completan adecuadamente. Facilitan la organización y permiten un seguimiento detallado del progreso del nuevo empleado.
• Herramientas especializadas: El uso de software especializado permite la creación de cursos de capacitación personalizados que se adaptan a las necesidades específicas del empleado, facilitando así un aprendizaje más efectivo y relevante para su rol.
• HRMS (Human Resource Management System): Un sistema de gestión de recursos humanos centralizado que integra toda la información del empleado y simplifica tareas administrativas como la programación de capacitaciones, seguimiento de objetivos y manejo de beneficios.
• Chats: El uso de chats en la empresa proporciona un canal directo para que los empleados puedan resolver dudas de forma rápida y eficiente, mejorando la comunicación y el soporte continuo durante el proceso de adaptación.
• Formularios de feedback: Facilitar formularios diseñados para recopilar opiniones y comentarios del nuevo empleado puede proporcionar insights valiosos para mejorar continuamente el proceso de onboarding y ajustar prácticas según sea necesario.

La integración de estas herramientas no solo simplifica y optimiza el proceso de incorporación, sino que también mejora la experiencia del empleado y fomenta un ambiente de trabajo más acogedor y productivo.

Beneficios de implementar un plan de onboarding

Implementar correctamente un plan de onboarding trae consigo una serie de ventajas que,  sin duda alguna, impactan positivamente en la organización y en la experiencia del empleado:

• Reducción de la rotación: Un onboarding efectivo aumenta la satisfacción del empleado y su compromiso a largo plazo, reduciendo las tasas de rotación.
• Mejor ajuste organizacional: Facilita la integración de los empleados en la cultura y los valores de la empresa, lo que contribuye a una mayor permanencia en la organización.
• Mayor satisfacción laboral: Los empleados que pasan por un proceso de onboarding estructurado suelen mostrar una mayor satisfacción con su rol, ya que comprenden claramente sus responsabilidades y el impacto de su trabajo.
• Sentido de pertenencia: Al sentirse parte de la empresa desde el inicio, los empleados están más motivados para contribuir de manera positiva y proactiva.
• Entendimiento de la misión y valores: El onboarding ayuda a los nuevos empleados a internalizar la misión, visión y valores de la empresa, lo que facilita una alineación más rápida y efectiva con los objetivos organizacionales.
• Integración social: Promueve la socialización con otros miembros del equipo, lo cual es crucial para construir relaciones laborales sólidas y un ambiente de trabajo colaborativo.
• Reducción del tiempo de aprendizaje: El onboarding acelera el proceso de aprendizaje al proporcionar todas las herramientas y conocimientos necesarios desde el inicio.
• Eficiencia desde el primer día: Al entender rápidamente las expectativas y procesos de la empresa, los empleados pueden contribuir efectivamente mucho antes.

Cada uno de estos puntos no solo mejora la experiencia del empleado, sino que también tiene un impacto directo en la eficiencia operativa y el éxito general de la empresa. Implementar un plan de onboarding bien diseñado es una inversión estratégica que beneficia tanto a los empleados como a la organización en su conjunto.

Diferencias entre onboarding y offboarding

El onboarding se enfoca en la incorporación adecuada de los empleados, mientras que el offboarding maneja su salida de manera estructurada. Realizar un buen proceso de offboarding es igualmente importante porque permite una transición suave, mantiene una buena relación a largo plazo con el empleado saliente y asegura la transferencia adecuada de conocimientos y responsabilidades. Además, un offboarding efectivo contribuye a una imagen positiva de la empresa, lo cual es crucial para atraer futuro talento.

Implementar un proceso de onboarding efectivo es una inversión estratégica en el capital humano de la empresa. No solo mejora la experiencia del empleado, sino que también maximiza la eficiencia y productividad general. Un buen proceso de incorporación y salida refleja el valor que la empresa pone en sus empleados, reforzando su cultura y facilitando el éxito organizacional a largo plazo. Sí te apasiona el sector de recursos humanos, comienza a formarte con nuestro curso de digitalización en RRHH. ¡Apúntate ya!