El trabajo en equipo es esencial en el funcionamiento y desarrollo de una empresa. La cooperación entre personal de un departamento o a escala de diferentes niveles se produce con una frecuencia cada vez más habitual, ya que el modelo productivo apunta a un funcionamiento horizontal que abarca a todas las áreas de una compañía. La gestión de proyectos y los trabajos en grupo es una tendencia que ha ganado protagonismo, si bien no está exenta de algunos inconvenientes y obstáculos que requieren de formación y experiencia para ser superados.
Un proyecto empresarial implica tener todos los aspectos muy aclarados y, en ocasiones, hay cabos que podrían no estar bien atados. Esto hace referencia a la posible falta de preparación, ya sea de algunos empleados para llevar a cabo las tareas indicadas o de los problemas de forma del propio proyecto en sí. El objetivo es establecer un programa certero y eficaz que cumpla los pasos correspondientes de una manera completa. Los parches de urgencia no representan una buena opción. El primer paso para estar acertado en la definición de la estrategia es evitar la improvisación y para ello es importante que el proyecto contemple, desde su fase inicial, todos los posibles escenarios a los que puede encontrarse a lo largo de todas las etapas de su desarrollo. Si surge algún percance inesperado, se pulsa la tecla correspondiente para dicho problema y se huye, de esta manera, de tomar medidas rápidas y que podrían alterar el resultado final.
Un alto porcentaje de las soluciones a los problemas que van surgiendo se encuentra en el mercado. Conocerlo de forma adecuada, por parte de todos los miembros que forman parte del proyecto, es fundamental; ya que esto facilita la toma de decisiones, especialmente en los momentos más complicados. El mercado abre la puerta a multitud de recursos a los que se pueden recurrir si se tiene un conocimiento certero y cercano sobre su funcionamiento.
La formación de los participantes en el proyecto empresarial es otro factor decisivo en el buen desarrollo del mismo. La conexión de departamentos y áreas de trabajo dentro de una misma empresa es habitual, tanto como el hecho de que no todos los empleados tienen conocimientos sobre el total de las áreas. En ese sentido, la formación adicional a escala general o para un proyecto determinado puede servir de gran ayuda. Una buena elección es realizar el curso PMP que mejora las competencias y aporta herramientas de management y dirección de proyectos que resultan de gran utilidad.
Todos los actores y factores externos
La influencia de factores internos y externos en el proyecto también es un motivo de preocupación. Los ‘stakeholders’ son los diferentes grupos de personas que pueden afectar al desarrollo de una empresa y esto hace referencia a empleados, directivos, proveedores, accionistas o decisiones políticas. Todos los aspectos, por muy pequeños que sean, pueden tener consecuencias negativas y hay que saber gestionarlas, tanto a modo de prevención como si se produjeran. La insuficiente gestión de los ‘stakeholders’ es una de las situaciones conflictivas que se encuentran en una empresa. La solución pasa por realizar un análisis para detectar todos los posibles actores influyentes y establecer una estrategia de acuerdo a este trabajo previo. La detección de las fortalezas de cada uno de ellos, sin olvidar los problemas que pueden generar, es un aspecto importante en la elaboración del proyecto.
El asunto aumenta en gravedad cuando se produce la influencia directa y negativa de factores externos sobre los que no se ha podido realizar ninguna previsión. Los mejores ejemplos los encontramos recientemente en la pandemia o la guerra de Ucrania. En un mundo tan globalizado, asuntos de otros países afectan directamente a las empresas; y cuando ocurre una situación de estas características y que influye directamente sobre el proyecto, el fin inicial del mismo queda en un segundo plano y el objetivo ahora pasa por minimizar las pérdidas y buscar previsiones de cara al futuro, en búsqueda de una posición más esperanzadora.
Mala definición y metas alejadas de la realidad
Las primeras fases en el desarrollo de un proyecto empresarial son determinantes, pero los errores aquí son muy comunes. Merecen una mención especial aquellos provocados por una incorrecta definición del proyecto, ya sea porque es muy pobre y no se adentra en la complejidad del mismo como por errores en el contenido. Otro punto que puede generar confusión en el futuro es la descripción de los objetivos, que en ocasiones pueden estar alejados de la realidad. El acceso a multitud de información sobre otras empresas, así como el hecho de que los medios de comunicación y las redes sociales ponen únicamente en valor los casos de éxito, mostrándolos como si fueran una consecución sencilla, pueden dar a un empresario una visión errónea sobre sus posibilidades. Establecer una comunicación directa entre los diferentes actores que participan en el proyecto y buscar objetivos que no sobrepasen el límite de la ambición son actitudes que pueden evitar problemas de este tipo.
